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Como fazer Fluxo de Caixa na Construção Civil

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21 de agosto de 2014

Com muita mão de obra e fornecedores, fazer o Fluxo de Caixa na construção civil não é simples. Saiba como fazer Fluxo de Caixa na sua construtora ou incorporadora e domine esse processo tão importante!

Existe um descasamento característico entre os eventos de ingresso e desembolso de capital na construção civil, e conciliar o fluxo de desembolso e recebimento de cada obra é fundamental para que o desenvolvimento dos empreendimentos não comprometam o caixa da sua empresa. Para resolver essa falta de informações precisas, nas melhor do que um fluxo de caixa que funcione, não é mesmo? Mas como fazer Fluxo de Caixa de uma forma que atenda à realidade da construção civil?

Diante de um cenário com vários canteiros de obra, fornecedores de mão-de-obra e materiais, você que é o gestor financeiro, dedica mais e mais tempo na gestão eficiente do Fluxo de Caixa. Buscar por informações manualmente ou em várias planilhas diferentes é algo que demanda muito tempo, e chegar a um fluxo de caixa confiável é uma batalha difícil que você tenta vencer todos os dias. No dia a dia, você se depara com os seguintes problemas:

  • Buscar informações de previsão de receitas e despesas da empresa é uma atividade demorada, pois cada obra tem o seu planejamento físico-financeiro em planilhas individuais.
  • Consolidar as informações de todas as obras é uma tarefa manual e que demanda muito do seu tempo.
  • As informações na planilha do fluxo de caixa ficam defasadas em relação à realidade de cada canteiro de obras.
  • Os valores que constam no fluxo de caixa podem ter divergências pois são alimentados manualmente.
  • Sem informações de receitas e despesas das obras atualizadas no fluxo, é impossível fazer diagnósticos financeiros rápidos e tomar decisões de maneira eficaz.
  • Avaliar a saúde financeira das obras e da companhia é tarefa difícil, pois os dados estão espalhados e desorganizados.
  • Apoiar a alta direção da construtora ou incorporadora em decisões de tomada de investimento – por exemplo, determinando se é melhor utilizar capital próprio ou linha de crédito – é quase um pesadelo.

Sabemos que você se pergunta todos os dias como fazer para melhorar esta rotina, certo ? Fazer do fluxo de caixa uma verdadeira ferramenta de apoio à decisão para a alta direção da sua construtora ou incorporadora é um grande desafio do gestor financeiro. Mas como melhorar estes processos diários? Qual a melhora forma de alcançar estes objetivos?

Uma solução é utilizar um software que permita permita a gestão do fluxo de caixa em tempo real, com a integração do financeiro, vendas e suprimentos. Quer entender melhor como um software de gestão pode te ajudar? Nós explicamos!

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Como um software de gestão ajuda a melhorar o Fluxo de Caixa

Existem hoje ótimas opções de sistemas ERP (do inglês, Enterprise Resource Planning) especializados em gestão de obras e incorporadoras totalmente integrados.  Ao implementar um sistema de gestão integrado você terá em suas mãos um painel de gestão financeira de ponta, e com isso poderá ter uma visão completa do caixa da sua construtora ou incorporadora! É essencial ter uma visão do todo, saber onde estão os gastos e receitas, pois assim é possível planejar melhor a sua empresa para reduzir custos e aumentar a lucratividade!

Como fazer fluxo de caixa – veja os requisitos principais que o software de gestão deve atender:

Capacidade de se adaptar ao seu negócio

É muito importante escolher uma solução que se encaixe perfeitamente com as práticas do seu negócio. Você deve ser capaz de escolher a periodicidade do fluxo de caixa: mensal, quinzenal, semanal ou diário são opções que devem estar a seu dispor. É essencial também ter a possibilidade de desconsiderar as previsões de recebimentos dos clientes inadimplentes, pois essas informações distorcem sua análise financeira. Por exemplo, no seu relatório de fluxo de caixa aparece R$450.000,00 de previsão de recebimento até determinada data. Mas nesse valor, estão contidos os valores que, embora previstos inicialmente, não têm sido pagos por seus devedores. Esta informação distorce a sua previsibilidade de caixa daquela obra e pode levar você a tomar uma decisão equivocada de compra de material, por exemplo.

Mobilidade

Uma solução que trabalha com o conceito de mobilidade será diferencial. Um bom sistema de gestão especializado em obras deve possibilitar o acesso móvel no canteiro de obras. Assim as medições, apontamentos de horas, consumo de material são informadas diretamente no sistema através de um tablet ou smartphone. Com a eliminação do uso de papel, você terá informações refletidas no fluxo de caixa com maior rapidez, precisão e segurança.

O acesso móvel impulsiona o registro das informações na hora certa, assim que acontecem. Veja esse exemplo: por meio de um tablet, o responsável pela obra registra o consumo de material imediatamente quando acontece. Essa informação chega a área de Suprimentos, que já tem condições de avaliar a necessidade de reposição e quando ela deve acontecer. Ao fazer o pedido de compras, a previsão desse desembolso já aparecerá no fluxo de caixa. Com mais rapidez, precisão e segurança.

Conhecimento da indústria da construção

Uma solução que conhece a construção civil, também dispõe de recursos para um excelente fluxo de caixa futuro, provendo o estudo de viabilidade econômica dos empreendimentos. Esse estudo deve considerar a projeção de custos como contratação de mão de obra e necessidades de aquisição de máquinas ou equipamentos, assim como investimentos em marketing e vendas.

Que tal receber em seu email, relatórios para acompanhar o fluxo de caixa de sua empresa? Uma solução especializada no segmento da construção civil deve conhecer o ritmo acelerado do dia a dia. Através do Sienge, por exemplo, você pode receber periodicamente, o relatório de fluxo de caixa sintético, por exemplo, para saber se sua empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira no período avaliado, nem é preciso entrar no sistema!

Capacidade de fazer projeções: viabilidade econômica

Ter um sistema com a capacidade de avaliar se vale a pena aceitar uma obra antes de assinar um contrato ou fechar um negócio é um diferencial que vai evitar que sua empresa esteja envolvida em maus negócios. É preciso também que o sistema ofereça uma visão de longo prazo, que considere projeção das receitas. Para que essas projeções sejam bem feitas, elas devem ser baseadas na relação unidades disponíveis pra venda, tabela de preços e velocidade de venda. De posse dessas informações, sua empresa pode avaliar se o empreendimento é viável ou se será necessário buscar recursos de terceiros.

As sobras de caixa também devem ser identificadas pela comparação do fluxo de caixa realizado com o relatório de planejamento da engenharia. E esta sobra ser rapidamente alocada em outras obras. Você tem à sua mão também uma visão a médio e longo prazo do seu negócio e pode antever o quanto precisa ter disponível pra sustentá-lo.

Comunicação entre o escritório e o canteiro de obras

Para que você tome as melhores decisões para sua construtora, busque uma solução que vincule as informações de fluxo de caixa com o realizado nas obras. Dispor de visões gerenciais que mostrem o fluxo de caixa versus o evolução física da obra, faz toda a diferença no momento de analisar a situação financeira de um empreendimento.

Por exemplo, receber somente a informação de que o fluxo de desembolso está menor que o previsto até determinada data, pode fazer você pensar que a obra terá uma lucratividade maior que a inicialmente prevista. Mas, se a solução lhe mostrar, na mesma análise, a informação que mostra que o realizado da obra também está menor que o previsto, certamente entenderá que o desembolso ainda deverá ocorrer, conforme orçado.

Integração em tempo real das ações que impactam o fluxo de caixa

Um bom sistema de gestão de obras deve fazer a integração com o fluxo de caixa e atualizar os valores a realizar e realizados em tempo real. Veja como fica o processo de integração das informações das obras:

  • O pedido de compras atualiza as previsões de pagamento de acordo com as condições de pagamento do pedido.
  • O recebimento de um produto ou material é registrado no sistema através da nota fiscal, e gera um ajuste no valor a realizar.
  • Os valores dos contratos de prestação de serviço atualizam os valores como previstos.
  • O pagamento de um serviço ou produto alimenta o valor realizado.
  • O contrato de vendas reflete nos valores a realizar, de acordo com as condições estabelecidas com o cliente.
  • Quando o cliente efetua os pagamentos dos títulos os valores passam a compor o valor realizado.
  • Caso sejam efetuados financiamentos para realização da obra, os valores das parcelas também atualizam os valores a realizar (parcelas em aberto) e realizados (parcelas pagas).

Assim o gerente financeiro tem certeza que as informações estão atualizadas e refletem a situação real da obra, da empresa ou grupo de empresas.

Rastreabilidade dos Dados

Com o sistema integrado é possível emitir um relatório com a visão detalhada dos títulos e contratos e verificar rapidamente a origem do lançamento. Chega de perder tempo com a incerteza da informação!

Facilidade na escolha, apresentação e  detalhamento do fluxo de caixa

Você deve ter a possibilidade de extrair informações detalhadas ou resumidas sempre que quiser. Deve ser possível escolher como visualizar os relatórios de fluxo: de uma obra, de uma empresa ou do grupo de empresas, ou ainda para um plano de contas financeiro criado de acordo com a sua necessidade. Outra opção que um bom fluxo de caixa para construtoras deve ter é a visão dos valores comprometidos, que é a soma dos valores a realizar e realizados.

Integração em tempo real das ações que impactam o fluxo de caixa

Um bom sistema de gestão de obras deve fazer a integração com o fluxo de caixa e atualizar os valores a realizar e realizados em tempo real. Veja como fica o processo de integração das informações das obras:

  • O pedido de compras atualiza as previsões de pagamento de acordo com as condições de pagamento do pedido.
  • O recebimento de um produto ou material é registrado no sistema através da nota fiscal, e gera um ajuste no valor a realizar.
  • Os valores dos contratos de prestação de serviço atualizam os valores como previstos.
  • O pagamento de um serviço ou produto alimenta o valor realizado.
  • O contrato de vendas reflete nos valores a realizar, de acordo com as condições estabelecidas com o cliente.
  • Quando o cliente efetua os pagamentos dos títulos os valores passam a compor o valor realizado.
  • Caso sejam efetuados financiamentos para realização da obra, os valores das parcelas também atualizam os valores a realizar (parcelas em aberto) e realizados (parcelas pagas).

Assim o gerente financeiro tem certeza que as informações estão atualizadas e refletem a situação real da obra, da empresa ou grupo de empresas.

Agora pare e imagine a quantidade de planilhas que você teria que criar para conseguir esta mesma visão de fluxo?

Com o sistema integrado, você ganha muito tempo, não é mesmo?

O Sienge atende a todos esses requisitos e muito mais!

Conheça nossas soluções, preencha o formulário abaixo e juntos descobriremos como podemos ajudar o seu negócio!

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Brenda Bressan Thomé

  • Editora do blog Sienge
  • Especialista em comunicação em mídias digitais
  • Jornalista formada pela UFSC
  • Filha de Engenheiro Civil e apaixonada por Construção

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